L’ORGANISATION EN AMONT

Pour un effectif compris entre 50 et 150 licenciés, une journée est généralement suffisante. Au-delà, l’événement peut être organisé sur deux journées consécutives.

Le club organise ensuite le planning de passage par catégorie d’âge et communique les horaires aux joueurs et aux familles. À titre de repère, prévoir environ une équipe par heure permet de conserver un rythme confortable tout au long de la journée.

LE DÉROULEMENT DU SHOOTING

La séance avance à une cadence moyenne de 15 à 20 joueurs par heure. Chaque licencié réalise plusieurs portraits individuels, quelques photos en petits groupes, puis une photo d’équipe complète.

L’objectif est de varier les images tout en conservant un rythme fluide. Pour les joueurs qui souhaitent être guidés, une tablette présentant différentes idées de poses est disponible pendant le shooting.

LE JOUR J - ESPACE & INSTALLATION

Le jour du Média Day, l’accès au gymnase ou à la salle est nécessaire une heure avant le début de la première séance, afin de permettre l’installation des éclairages et la préparation de l’espace.

Un demi-terrain minimum est recommandé pour travailler dans de bonnes conditions, ainsi qu’une prise électrique accessible à proximité.

Les joueurs doivent simplement se présenter à l’horaire communiqué avec leur tenue officielle complète.

Le club prévoit également des ballons visuellement propres et trois chaises pour les différentes mises en scène. Des accessoires peuvent venir compléter le shooting — lunettes, chaînes, déguisements ou autres éléments — afin d’apporter davantage de personnalité aux images et de créer un univers propre au club.

APRÈS LE MÉDIA DAY

Après le shooting, il faut compter 7 à 10 jours pour le traitement et la préparation des photos.

La galerie est ensuite mise en ligne pour une durée de 3 semaines. Le président du club dispose de ses propres identifiants afin de pouvoir suivre les ventes en temps réel pendant toute la période.

Les photos sont proposées principalement au format numérique HD (JPEG), avec la possibilité d’ajouter un tirage papier. Le tirage est une option complémentaire et ne peut être commandé qu’avec sa version numérique.

Les photos numériques sont disponibles immédiatement après l’achat et peuvent notamment être utilisées par les joueurs sur leurs réseaux sociaux.

Les tirages papier sont regroupés à la fin de la période de vente puis expédiés en une seule fois au club, qui se charge ensuite de les distribuer aux familles. Ce fonctionnement permet de bénéficier de frais de livraison groupée offerts.

À la fin des trois semaines, l’intégralité du chiffre d’affaires généré est reversée au club sur le compte bancaire communiqué en amont. Une facture correspondant à 80 % du chiffre d’affaires est ensuite adressée au club.

Après règlement de cette facture, l’ensemble des photos achetées par les licenciés et les familles est également remis au club, afin qu’il puisse les utiliser pour sa communication.